Zakelijk gedrag

Integer zakelijk gedrag is de basis van onze bedrijfscultuur. We werken samen op basis van vertrouwen, transparantie en integriteit, zowel intern als met externe partners. Door te investeren in bewustwording, voorbeeldgedrag en een open meldcultuur maken we integer zakendoen tot een gezamenlijke verantwoordelijkheid. Wij verankeren integriteit in ons dagelijks handelen, behandelen (vermeende) meldingen zorgvuldig en bevorderen eerlijke samenwerking met leveranciers, waardoor duurzame relaties ontstaan.

Impacts, risico’s en kansen

In 2025 is de DMA herijkt, zoals beschreven in de paragraaf 'Herijking dubbele materialiteitsanalyse', waardoor de materiële onderwerpen beter aansluiten bij de strategie van Heijmans en de ontwikkelingen in de sector. Een belangrijke wijziging betreft het definiëren van bedrijfscultuur als materieel thema. De thema’s corruptie en omkoping en bescherming van klokkenluiders zijn niet langer als afzonderlijke materiële thema’s opgenomen. Deze blijven relevant, maar maken voortaan integraal deel uit van onze bredere governance- en integriteitskaders, waar deze in de kern thuishoren. Heijmans kent een sterke beheersing op deze gebieden dankzij onder andere functiescheiding in kritieke processen, trainingen, bewustwordingsprogramma’s en vastgelegde meldprocedures. Hierdoor is de incidentie van misstanden laag en is een veilige meldomgeving geborgd.

Een integere, open en transparante manier van werken vormt de basis voor duurzaam succes. Onze bedrijfscultuur raakt aan de belangen van vrijwel al onze stakeholders en heeft aantoonbaar positieve effecten op eigen personeel, klanten, leveranciers en de samenleving. Het versterken van integriteit vraagt continu aandacht: via trainingen, voorbeeldgedrag, gezamenlijke verantwoordelijkheid en het feitelijk handelen conform onze waarden.

Heijmans investeert actief in gedrag- en integriteitstrainingen, een laagdrempelige meldstructuur en regelmatige evaluaties van partners. Zo verankeren we integer zakelijk handelen in ons dagelijks werk en bouwen we aan duurzame relaties binnen en buiten de organisatie.

De relatie met leveranciers is gebaseerd op transparantie, respect en langdurige samenwerkingen. Eerlijke betalingspraktijken, waaronder het tijdig voldoen van facturen, zijn hierbij essentieel. Dit versterkt zowel de financiële stabiliteit van onze leveranciers als onze betrouwbaarheid in de keten.

In 2025 is het impacttype van beheer relaties met leveranciers, inclusief betalingspraktijken, gewijzigd van ‘actueel’ naar ‘potentieel’. Deze aanpassing weerspiegelt de effectiviteit van genomen mitigerende maatregelen, waaronder ons commitment om facturen eerder te betalen.

Door open communicatie, duidelijke afspraken en vroegtijdige bespreking van knelpunten stimuleren wij eerlijk zakelijk gedrag en versterken we een gezonde, toekomstbestendige bouwketen.

Zakelijk gedrag en bedrijfscultuur

Integriteit, veiligheid en respect vormen de kern van de bedrijfscultuur bij Heijmans. Onze gedragscode geldt voor het eigen personeel en voor business partners, onderaannemers en leveranciers met wie Heijmans samenwerkt. De code vormt het fundament van ons handelen en bevat duidelijke normen over integriteit, veiligheid, respectvolle omgang, het omgaan met gevoelige informatie en het voorkomen van belangenverstrengeling.

Integriteit en openheid worden vanuit de raad van bestuur actief uitgedragen en in het hele bedrijf verankerd. De directies van alle bedrijfsstromen evalueren regelmatig de bedrijfscultuur en sturen waar nodig bij. De raad van commissarissen ziet toe op de werking van de gedragscode en de borging van onze normen.

Heijmans beschikt over een duidelijke meldstructuur voor gedrags- en integriteitskwesties. Deze mogelijkheden worden actief gecommuniceerd, meldingen worden strikt vertrouwelijk behandeld en bij misstanden volgen passende maatregelen.

Met deze aanpak waarborgen en versterken we onze bedrijfscultuur, stimuleren we gewenst gedrag en blijven we als organisatie continu toetsen of we op koers liggen.

Meldstructuur en onderzoek bij integriteitskwesties

Heijmans heeft een duidelijke structuur voor het identificeren, melden en onderzoeken van (vermoedens van) misstanden en gedrag dat in strijd is met de gedragscode of de interne regels. Hieronder vallen onder andere integriteitsschendingen, corruptie en omkoping, fraude, overtreding van mededingingswetgeving, ontoelaatbare nevenfuncties, contacten met onbetrouwbare relaties en het lekken van vertrouwelijke informatie. Ook overtredingen van nationale en Europese wet- en regelgeving vallen binnen deze meldstructuur.

De meldprocedures gelden voor het eigen personeel en maken onderscheid tussen meldingen over ongewenst gedrag en meldingen over misstanden of vermoedens daarvan.

Eigen personeel dat ongewenst gedrag ervaart, zoals discriminatie of seksuele intimidatie, kan terecht bij de eigen leidinggevende, bij één van de twaalf vertrouwenspersonen of – indien gewenst – anoniem via SpeakUp. Door een divers samengesteld team van vertrouwenspersonen kan ieder lid van het eigen personeel iemand benaderen bij wie hij of zij zich prettig en veilig voelt. Compliance officers onderzoeken meldingen van (vermoedens van) misstanden, waarbij het kan gaan om zaken die de reputatie, integriteit of bedrijfsvoering van Heijmans raken.

Meldingen worden strikt vertrouwelijk behandeld, managers die zelf onderwerp van een melding zijn worden uitgesloten van betrokkenheid (wel wordt hoor en wederhoor toegepast), en passende maatregelen worden getroffen waar nodig. Voor melders die te goeder trouw handelen geldt een expliciet benadelingsverbod.

Eigen personeel, vertrouwenspersonen en compliance officers worden getraind in het herkennen, melden en zorgvuldig behandelen van integriteitskwesties. 

De compliance officers rapporteren over meldingen en onderzoeksuitkomsten aan de general counsel, die hierover verslag uitbrengt aan de raad van bestuur. Deze bespreekt de rapportages met de raad van commissarissen. De integriteitscommissie adviseert de raad van bestuur over beleidsmatige aspecten van integriteit en de opvolging van meldingen.

Heijmans investeert continu in bewustwording en een open meldcultuur, onder meer door regelmatige communicatie over meldmogelijkheden, trainingen en het bespreekbaar maken van integriteit in managementoverleggen. De meldstructuur en werking ervan worden periodiek geëvalueerd en waar nodig aangepast aan actuele wetgeving en de behoeften van het eigen personeel.

Met deze aanpak waarborgt Heijmans een veilige omgeving waarin ieder lid van het eigen personeel zich vrij voelt om zorgen te uiten, en wordt integriteit blijvend verankerd in de organisatie.

Onderzoek naar incidenten op het gebied van zakelijk gedrag, corruptie en omkoping

Heijmans beschikt over duidelijke procedures voor het melden en onderzoeken van ongewenst gedrag en (vermoedens van) misstanden. Meldingen worden zorgvuldig en volgens de geldende meldprocedures behandeld.

Afhankelijk van de aard en ernst van de melding wordt een onafhankelijk onderzoek gestart, dat kan bestaan uit interviews, dataonderzoek, interne audits of extern uitgevoerd onderzoek. Managers die onderwerp zijn van een melding worden nooit bij het onderzoek betrokken. Wel wordt hoor en wederhoor toegepast.

Voor het voorkomen en onderzoeken van corruptie en omkoping gelden aanvullende maatregelen. Heijmans hanteert een anti-corruptie en -omkopingsbeleid (in lijn met internationale richtlijnen), met extra aandacht voor training en bewustwording in risicovolle functies, zoals binnen de afdeling Inkoop. Deze centraal georganiseerde afdeling werkt met functiescheiding, het vier-ogenprincipe, standaardcontracten en een zorgvuldig geselecteerd leveranciersbestand. Leveranciers die niet voldoen aan onze normen verliezen hun voorkeurspositie.

Met deze aanpak borgt Heijmans dat incidenten op het gebied van zakelijk gedrag, waaronder corruptie en omkoping, snel, onafhankelijk en objectief worden onderzocht en opgevolgd.

Beleid voor trainingen zakelijk gedrag

Heijmans hecht grote waarde aan een integere en professionele bedrijfscultuur. Om dit te versterken is enkele jaren geleden het programma ‘Zakelijk Zuiver’ ontwikkeld. Dit programma bestaat uit een verplichte e-learning en dialoogsessies waarin onder meer het omgaan met vertrouwelijke informatie, het gebruik van bedrijfsmiddelen en het herkennen en voorkomen van grensoverschrijdend gedrag centraal staan. Via praktijkdilemma’s worden deelnemers gestimuleerd bewust na te denken over hun handelen en de impact daarvan op collega’s en de organisatie. De e-learning is onderdeel van het onboardingsprogramma , zodat vanaf de eerste werkdag duidelijk is welke normen gelden voor professioneel en integer gedrag. Momenteel wordt onderzocht hoe het programma kan worden uitgebreid om het integriteitsbewustzijn verder te versterken.

Om gedrag en integriteit blijvend onder de aandacht te houden, communiceert de raad van bestuur hier regelmatig over, onder andere via videoboodschappen. 

Daarnaast worden workshops gehouden, toolboxen ontwikkeld en vindt communicatie plaats op het interne platform Viva Engage. Zo wordt het belang van integer zakelijk gedrag continu onderstreept en verankerd in de dagelijkse praktijk.

Op dit moment is er geen specifiek beleid voor trainingen gericht op bepaalde doelgroepen, leermiddelen of trainingsfrequentie. Dit onderwerp wordt besproken tussen de raad van bestuur en HR en waar nodig verder uitgewerkt, zodat het aansluit bij de behoeften van de organisatie en de actualiteit.

Bedrijfscultuur en integriteit: beleid en reikwijdte

Gedragscode en integriteit

Integer en verantwoord zakelijk handelen is de basis van onze bedrijfscultuur. Onze gedragscode geeft richting aan hoe wij samenwerken met collega’s, klanten en andere betrokkenen. Het beleid is niet vrijblijvend en geldt voor het eigen personeel en voor business partners, leveranciers en onderaannemers die namens Heijmans handelen. In alle contracten met externe partijen wordt expliciet verwezen naar deze code.

De gedragscode is opgebouwd rond vier kernprincipes:

• Veiligheid voorop: we werken veilig of we werken niet.

• Gelijkwaardigheid en respect in alle interacties.

• Eerlijkheid en integriteit in ons handelen.

• Continu verbeteren en verduurzamen in processen en samenwerking.

Verder bevat de code handvaten voor naleving van wet- en regelgeving, omgang met vertrouwelijke informatie, anti-corruptie en mededingingsregels. Meldingen van (vermoedens van) misstanden of ongewenst gedrag worden zorgvuldig en vertrouwelijk behandeld via onze meldprocedures en het SpeakUp-platform.

Reikwijdte van de gedragscode
De gedragscode is van toepassing op het eigen personeel dat werkzaam is binnen alle activiteiten van Heijmans. Ook business partners, leveranciers en onderaannemers zijn verplicht zich aan deze normen te houden. Indien een eigen gedragscode van een leverancier voldoet aan de Heijmans-norm, wordt deze geaccepteerd.

Verantwoordelijkheid op het hoogste niveau
De raad van bestuur is eindverantwoordelijk voor de gedragscode en de naleving ervan, en wordt daarbij ondersteund door de general counsel en de compliance officers. De raad van bestuur rapporteert periodiek aan de raad van commissarissen over naleving, meldingen en verbetermaatregelen.

Naast de gedragscode is er een aantal specifieke regelingen van toepassing:

• Interne meldprocedures voor ongewenst gedrag en misstanden
  Voor situaties waarin het lastig is om binnen de dagelijkse werksituatie tot een oplossing te komen, gelden interne meldprocedures. Deze beschrijven hoe ongewenst gedrag en (vermoedens van) misstanden kunnen worden gemeld, welke stappen daarbij horen en hoe een onderzoek naar een melding verloopt, inclusief de rol van het management.

• Reglement Voorwetenschap Koninklijke Heijmans N.V.
  Dit reglement bevat bepalingen die van toepassing zijn op wettelijk aangewezen functionarissen en overige medewerkers van Heijmans. Het reglement is aangepast naar aanleiding van de invoering van de Europese Verordening Marktmisbruik in 2016.

• Reglement privébeleggingen
  Voor de raad van bestuur en de raad van commissarissen geldt een reglement voor privébeleggingen. De voorzitter van de raad van bestuur treedt op als compliance officer voor transacties in (certificaten van) aandelen en opties van leden van de raad van bestuur. Voor de voorzitter van de raad van bestuur vervult de voorzitter van de raad van commissarissen deze rol. De voorzitter van de raad van commissarissen treedt op als compliance officer voor de leden van de raad van commissarissen. De vicevoorzitter van de raad van commissarissen doet dat voor de voorzitter van de raad van commissarissen.
  
  

Aanvullende en afzonderlijke richtlijnen en reglementen

Ter invulling van de eisen die we stellen aan ons eigen personeel op het gebied van gedrag en integriteit zijn er specifieke richtlijnen en regelingen die zich richten op zakelijke aspecten die een risico met zich mee kunnen brengen. Het betreft de volgende richtlijnen en regelingen:

• Dossierverklaring: deze verklaring houdt in dat de verantwoordelijke manager expliciet verklaart dat er bij de totstandkoming van de offerte geen sprake is geweest van concurrentiebeperkend gedrag. De verklaring is onderdeel van het zogenoemde eindblad, de berekening van de aanbiedingsprijs die door de directie en het bestuur wordt afgetekend.

• Integriteitsgevoelige functies: binnen Heijmans is de ‘procedure integriteitsgevoelige functies’ van toepassing. Onder deze functies vallen onder meer de leden van de raad van bestuur, leden van de groepsdirectie, leden van het senior management en een aantal specifiek benoemde functionarissen. Voor deze functies is een screening vereist. Eigen personeel in deze functies – of sollicitanten – moeten een Eigen Verklaring Justitiële Antecedenten en een Verklaring Omtrent Gedrag aanleveren.

• Ter bevordering van de integriteit in de projectontwikkeling hanteert Heijmans Vastgoed een Transactieregister, opgezet conform de NEPROM-gedragscode. Dit is een aanvulling op het kwaliteitsmanagementsysteem en de Heijmans-gedragscode. In het transactieregister worden de relevante gegevens van elke business-to-business vastgoedtransactie vooraf onderzocht, vastgelegd en gedocumenteerd. Hierdoor kunnen transacties achteraf worden getoetst op correctheid, integriteit en wettelijkheid. Dit is ook vastgelegd in het Heijmans Inkoopbeleid.

• Inkoopbeleid: leveranciers waarmee een raamovereenkomst wordt aangegaan wordt gevraagd een ‘Verklaring Duurzaamheid’ te ondertekenen en zich daaraan te conformeren.

• Heijmans hanteert een anti-corruptie- en omkopingsbeleid dat van toepassing is op het eigen personeel, waaronder zowel eigen medewerkers als medewerkers niet in loondienst (zoals uitzendkrachten, stagiairs en arbeidskrachten die op basis van een overeenkomst van opdracht of aanneming werkzaam zijn).

Beheer van relaties met leveranciers

Heijmans streeft naar langdurige, transparante en eerlijke samenwerkingen met leveranciers en onderaannemers. Van alle leveranciers wordt verwacht dat zij de gedragscode van Heijmans naleven. Voorkeursleveranciers die een raamovereenkomst aangaan, ondertekenen daarnaast de ‘Verklaring Duurzaamheid’ en conformeren zich aan de daarin opgenomen principes en eisen. Indien de eigen gedragscode van een leverancier voldoet aan de Heijmans-norm, wordt deze ook geaccepteerd. Bij de selectie van leveranciers wordt expliciet rekening gehouden met sociale- en milieucriteria, zoals arbeidsomstandigheden, mensenrechten, sociale veiligheid en milieuprestaties. Dit is een structurele toetsing die bepaalt welke leveranciers geschikt zijn om zaken mee te doen. Alleen leveranciers die aan deze basiscriteria voldoen, komen in aanmerking voor samenwerking. Wanneer deze geselecteerde leveranciers vervolgens worden benaderd voor een specifiek project, volgt de fase van offerteaanvragen. Deze aanvragen worden verstuurd via 12Build, een SaaS-platform dat hoofdaannemers en bouwspecialisten ondersteunt in het efficiënter organiseren van het offerteproces. In deze projectgerichte fase zijn duurzaamheidscriteria standaard opgenomen in de offerteaanvraag. Daarbij wordt verwezen naar de van toepassing zijnde algemene inkoopvoorwaarden en het verplichte VGM-plan (Veiligheid, Gezondheid, Milieu) in het geval van onderaanneming.

Risicobeheer in de toeleveringsketen is een integraal onderdeel van het inkoopbeleid. Heijmans monitort actief de prestaties van leveranciers via de applicatie Evaluator (een online platform, ontwikkeld in samenwerking met 12Build, waarmee leveranciers en onderaannemers systematisch worden beoordeeld op prestaties en kwaliteit, waarin ook duurzaamheid wordt meegenomen). Met voorkeursleveranciers zijn er reguliere gesprekken, waarin onder andere thema’s als duurzaamheid, veiligheid (inclusief sociale veiligheid) en innovatie aan bod komen. Waar nodig worden de evaluatie-uitkomsten besproken en wordt er bijgestuurd. Leveranciers die niet kunnen voldoen aan de gestelde eisen op het gebied van duurzaamheid, kunnen worden uitgesloten, tenzij er een gerechtvaardigde reden is om toch diensten van de betreffende partij af te nemen.

Door ketenintegratie en vaste overlegmomenten met leveranciers en hun medewerkers worden risico’s tijdig gesignaleerd en aangepakt. Daarnaast wordt actief gestuurd op het inzetten van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt en het creëren van werk(ervarings)plaatsen voor kwetsbare groepen.

Deze aanpak zorgt ervoor dat Heijmans niet alleen voldoet aan wet- en regelgeving, maar ook een positieve bijdrage levert aan de maatschappij en het milieu. Duurzaamheid vormt een integraal onderdeel van de inkoopstrategie per productgroep, waarmee Heijmans vooruitloopt op de implementatie van internationale normen zoals ISO 20400 voor duurzaam inkopen.

Betaaltermijnen

Hoewel Heijmans op dit moment geen formeel beleid heeft vastgesteld om betalingsachterstanden te voorkomen, is er in 2025 een uitgesproken commitment afgegeven om facturen eerder te voldoen. Dit commitment is intern besproken en actief onder de aandacht gebracht binnen relevante afdelingen. Hierdoor zet Heijmans zich bewust in om betalingsachterstanden te minimaliseren en de samenwerking met leveranciers verder te versterken.

De onderstaande tabel toont de standaardbetalingsvoorwaarden, samen met het bijbehorende percentage van de uitgaven van Heijmans. Wij streven ernaar om 100% van de facturen te betalen binnen de met onze leveranciers overeengekomen betaaltermijnen.

De gehanteerde betaaltermijnen voldoen aan de wettelijke eisen: voor het mkb geldt een standaard maximale betaaltermijn van dertig dagen, of korter wanneer dit contractueel met partijen is overeengekomen.

In onderstaande tabel is de gemiddelde betaaltermijn voor leveranciersfacturen en het percentage betalingen dat binnen de afgesproken termijn wordt gedaan weergegeven. Dit is voor alle leveranciers en voor de mkb-leveranciers die we op dit moment afzonderlijk identificeren.

Het betalingsproces bij Heijmans is zodanig ingericht dat het merendeel van de facturen binnen de afgesproken termijn wordt voldaan. In 2025 is een initiatief gestart om het betalingsproces verder te optimaliseren. Hierdoor constateren we dat het gemiddelde aantal dagen tot betaling is gedaald van 38 in 2024 naar 35 in 2025. Daarnaast is het aantal op tijd betaalde facturen verbeterd en is het percentage gestegen naar 57 (2024: 30).

Eventuele vertragingen ontstaan doorgaans door onvolledige of incorrect ingediende facturen, of wanneer diensten nog niet volledig zijn geleverd. In dergelijke gevallen wordt de factuur teruggestuurd en opnieuw beoordeeld na correctie.

Door vast te houden aan realistische en wettelijk verankerde betaaltermijnen en een frequent betalingsproces te hanteren, voorkomt Heijmans onnodige druk op het proces en waarborgt het de betrouwbaarheid van betalingen. In het boekjaar 2025 zijn er geen juridische procedures tegen Heijmans gestart of afgerond wegens laattijdige betalingen.

Rapportagevereisten