Gedrag en Integriteit

Cultuur en structuur

Heijmans hecht grote waarde aan integriteit. Openheid is daarvoor een basisvoorwaarde. We stimuleren een open werkhouding door het bestuur en het management het goede voorbeeld te laten geven. We bespreken integriteitskwesties in de bestuursvergadering en de vergaderingen van de groepsraad en er zijn reviewmeetings met de directies van de bedrijfsstromen. Zo proberen we onze open cultuur zo goed mogelijk te borgen. Daarnaast hebben we een structuur opgezet waarin medewerkers melding kunnen maken van gedrags- en integriteitskwesties. Indien nodig, volgt daaruit een onderzoek en kan er actie worden ondernomen.

Commissie Integriteit

De integriteitscommissie adviseert het bestuur van Heijmans op het gebied van integriteit en heeft in 2023 twee keer vergaderd. De commissie bespreekt issues, dilemma’s en thema’s op het gebied van integriteit en alle daaraan gelieerde onderwerpen. Op basis daarvan volgen er aanbevelingen over het te voeren beleid. De raad van bestuur stelt het beleid vast en besluit welke acties er worden genomen. De CEO is de voorzitter van de commissie. De kernbezetting bestaat verder uit de compliance officer, de directeur Inkoop (Chief Procurement Officer), de directeur HRM (Chief Human Resources Officer), de voorzitter van de ondernemingsraad (OR) en een integriteitsverantwoordelijke van Vastgoed. Onderwerpen van gesprek zijn onder andere de invulling van trainingen op het gebied van integriteit en gedrag, de werking van de gedragscode, verbetering van de meldstructuur en de manieren waarop integriteit blijvend onder de aandacht van medewerkers gebracht kan worden.

Meldstructuur: compliance officer en vertrouwenspersonen

Veilig werken staat bij Heijmans voorop. Dat omvat ook een veilige meldomgeving, een (werk)omgeving waarin alle medewerkers zich vrij voelen om zaken te melden die ingaan tegen de Gedragscode en/of kernwaarden, zonder dat zij zich zorgen hoeven te maken over hun positie. Dat wil zeggen dat zij een leidinggevende of vertrouwenspersoon durven op te zoeken, zonder voor hun baan te vrezen. Heijmans faciliteert die veilige omgeving door een goede meldprocedure, waarin het ook mogelijk is om anoniem te melden en door alle meldingen serieus te nemen. Ook laat Heijmans actief zien wat de gevolgen zijn van onacceptabel gedrag, onder andere door het bespreekbaar maken op Viva Engage, en in managementteam- en werkoverleggen.

Heijmans heeft een compliance officer aangesteld als centraal aanspreekpunt en meldpunt voor (vermoedens van) misstanden en integriteitskwesties. Daarnaast voert de compliance officer zelf een actief beleid. Zij doet regelmatig een uitvraag onder het management en bij HRM. Anonimiteit van meldingen is geborgd en de compliance officer bekijkt per melding welke acties er nodig zijn en welke procedures daarbij gelden. Ook meldt de compliance officer meldingen anoniem tijdens de vergaderingen van de raad van bestuur. In veel gevallen worden kwesties op de werkvloer opgelost, bijvoorbeeld door een gesprek tussen medewerker en leidinggevende.

Daarnaast zijn er acht vertrouwenspersonen aangesteld. Medewerkers kunnen bij hen terecht als zij geconfronteerd worden met ongewenst gedrag, zoals discriminatie, seksuele intimidatie, pesten, agressie, geweld of ander ongewenst gedrag. De groep vertrouwenspersonen is divers en bestaat uit mannen en vrouwen die zowel in functie, achtergrond als plaats in de organisatie verschillen. Medewerkers kunnen terecht bij de vertrouwenspersoon van hun keuze.

Als medewerkers de stap naar de compliance officer of vertrouwenspersoon niet kunnen of willen maken, kunnen zij altijd anoniem melding doen via SpeakUp, een extern platform. In 2023 zijn er geen meldingen via dit platform binnengekomen.

Zakelijk Zuiver

Heijmans hecht grote waarde aan integer gedrag van zijn medewerkers, dat is een randvoorwaarde voor een succesvol bedrijf. Daarom is het programma Zakelijk Zuiver ontwikkeld. Dat bestaat uit een e-learning en fysieke dialoogsessies waarin collega’s met elkaar in gesprek gaan over dilemma’s. De dialoogsessies zijn gestart in 2022 en zijn eind 2023 afgerond. Eind 2023 hebben 2900 indirecte medewerkers deelgenomen aan deze dialoogsessies. De sessies zijn gefaciliteerd door circa negentig leden van het management die daarvoor een train-de-trainersessie hebben gevolgd. Directe medewerkers volgen een module Zakelijk Zuiver in de cao-scholingsdagen. De e-learning is ook aangeboden aan de leden van de raad van commissarissen.

De e-learning blijft een vast onderdeel van het onboardingsprogramma. Om het thema gedrag en integriteit blijvend onder de aandacht van medewerkers te houden, besteedt de raad van bestuur hier aandacht aan in videoboodschappen, worden er workshops en toolboxen aangeboden en wordt er aandacht aan besteed op Viva Engage.

Gedragscode Heijmans

De Gedragscode Heijmans is niet vrijblijvend en geldt voor iedereen die met Heijmans te maken heeft: het bestuur, onze (tijdelijke) collega’s, maar ook onze partners, onderaannemers en leveranciers.

Dilemma’s en gedrag

Heijmans is ervan overtuigd dat gedrag grote impact heeft op de kwaliteit van het werk en het resultaat van de onderneming. Denk daarbij aan de impact van gedrag op het gebied van veiligheid; in de bouwbranche maak je hiermee het verschil.

Nog steeds wordt Heijmans geconfronteerd met integriteits- en gedragskwesties. Niet iedereen heeft dezelfde opvatting over wat wel en niet toelaatbaar is. Een groot deel van de gemelde kwesties hebben betrekking op onderstaande dilemma’s:

• Wel versus niet aanspreken
  Door elkaar aan te spreken op ongewenst gedrag – volgens de normen die worden nagestreefd – wordt meer openheid en uiteindelijk gewenst gedrag gestimuleerd. Elkaar aanspreken is een vorm van eigenaarschap en van je verantwoordelijk voelen. Zo spreken medewerkers elkaar bijvoorbeeld aan op het dragen van persoonlijke beschermingsmiddelen, het scheiden van afval op bouwplaatsen of het incorrect indienen van declaraties, het zich niet houden aan regels of gemaakte afspraken, het gebruik van bedrijfsmiddelen voor privégebruik en ongewenst gedrag tegen elkaar of derden. Om het medewerkers makkelijker te maken elkaar aan te spreken, organiseren we dilemmabijeenkomsten, hebben we toolboxen en staat het onderwerp integriteit en gedrag regelmatig op de agenda van werkoverleggen. Daarin worden bepaalde issues, dilemma’s of bepaald gedrag in alle openheid besproken.

• Aanvaardbaar versus onaanvaardbaar gedrag
  De grens tussen aanvaardbaar en onaanvaardbaar gedrag is soms moeilijk aan te geven, maar wel cruciaal voor de cultuur op de werkvloer. Heijmans vindt een veilige werkomgeving – waarin iedereen met respect wordt behandeld – een eerste vereiste. Onaanvaardbaar gedrag wordt niet geaccepteerd. Waar nodig nemen we passende maatregelen.

Meldingen

De compliance officer en de vertrouwenspersonen hebben in 2023 in totaal 41 meldingen ontvangen over integriteitskwesties en ongewenst gedrag. Dat zijn er meer dan in 2022. Er is geen gebruik gemaakt van de externe anonieme meldlijn (SpeakUp). Heijmans stimuleert medewerkers om melding te doen van vermeende misstanden. De raad van bestuur vindt het belangrijk dat medewerkers zich vrij voelen om zaken te melden. Iedereen moet weten dat hun melding serieus wordt behandeld. Mede daarom is in het medewerkersbetrokkenheidsonderzoek (MBO) dat in het najaar van 2023 is gehouden extra aandacht besteed aan ongewenst gedrag. Het is bemoedigend te leren dat uit het MBO naar voren kwam dat volgens de melders meer dan 70% van de meldingen adequaat wordt opgepakt en zij hier tevreden mee zijn.

Een groot deel van de meldingen hadden hun oorzaak in een arbeidsconflict, maar er waren ook meldingen over ongewenst gedrag van verschillende aard, zoals ongepast c.q. onprofessioneel gedrag door medewerkers in verschillende posities, mondelinge agressie en seksuele intimidatie. Verder hadden meldingen onder meer betrekking op het niet volgen van interne procedures en mogelijke administratieve onregelmatigheden. Per geval keek de raad van bestuur eerst naar de ernst van de zaak en vervolgens werd feitenonderzoek gedaan. De meldingen hebben onder andere geleid tot schriftelijke (laatste) waarschuwingen en in enkele gevallen tot ontslag op staande voet. Alle meldingen zijn (waar nodig geanonimiseerd) ook besproken in de bestuursvergaderingen en achteraf met betrokkenen in het management geëvalueerd.

Integriteit en gedrag

De eisen die we stellen aan onze medewerkers op het gebied van integriteit en gedrag zijn vastgelegd in een aantal regelingen en richtlijnen:

Dossierverklaring

Deze verklaring houdt in dat de verantwoordelijke manager expliciet verklaart dat er bij de totstandkoming van de offerte geen sprake is geweest van concurrentiebeperkend gedrag. De verklaring is onderdeel van het zogenaamde eindblad, de berekening van de aanbiedingsprijs die door de directie en bestuur wordt afgetekend.

Integriteitsgevoelige functies

Binnen Heijmans is de ‘procedure integriteitsgevoelige functies’ van toepassing. Onder deze functies vallen onder meer de leden van de raad van bestuur, leden van de groepsraad, leden van het senior management en een aantal specifiek benoemde functionarissen. Voor deze functies is een screening vereist. Medewerkers in deze functie – of sollicitanten – moeten een Eigen Verklaring Justitiële Antecedenten en een Verklaring Omtrent Gedrag aanleveren.

Reviews

De raad van bestuur bespreekt integriteitskwesties en deelt ze anoniem in managementteams. In overleg met de commissie Integriteit, ziet de raad van bestuur toe op vertaling van meldingen en kwesties naar passende maatregelen en beleid.

Gedragscode Heijmans

De code ‘Zó werken wij’ gaat over respectvolle omgang met elkaar, veiligheid, integriteit, eerlijkheid en het volgen van regels. De Gedragscode geldt voor iedereen die bij of voor Heijmans werkt. Aan de Gedragscode is een sanctiebeleid gekoppeld. Van managers vragen we voorbeeldgedrag. De Gedragscode maakt integraal onderdeel uit van de arbeidsovereenkomst met vast en tijdelijk personeel en geldt ook voor zelfstandigen waarmee Heijmans werkt.

Integriteit

Integriteit is een vast onderwerp bij sollicitatiegesprekken en introductieprogramma’s.

Transactieregister

Ter bevordering van de integriteit in de projectontwikkeling heeft Heijmans Vastgoed in 2009 een Transactieregister opgezet conform de NEPROM-Gedragscode. Dit is een aanvulling op het kwaliteitsmanagementsysteem en de Heijmans Gedragscode. In het transactieregister worden de relevante gegevens van elke business-to-business vastgoedtransactie vooraf onderzocht, vastgelegd en gedocumenteerd. Hierdoor kunnen transacties achteraf worden getoetst op correctheid, integriteit en wettelijkheid. Dit is ook vastgelegd in het Heijmans Inkoopbeleid.

Inkoopbeleid

Nieuwe leveranciers vragen we een ‘Verklaring duurzaamheid’ te ondertekenen. In deze verklaring staan ook spelregels opgenomen voor verbeteringen van sociale aspecten, arbeidsomstandigheden en veiligheid, gezondheid en milieu.

Privacy compliance

Binnen Heijmans besteden we veel aandacht aan privacy compliance. Alle medewerkers volgen regelmatig een e-learning over dit onderwerp en via het interne platform Viva Engage wordt veel praktische informatie gedeeld.

Voor verschillende doelgroepen geven we specifieke trainingen en lezingen. Daarnaast zijn er in alle bedrijfsonderdelen Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)-contactpersonen aangesteld die adviseren bij alle voorkomende privacyvraagstukken. Op centraal niveau houden de Privacy Officer en Privacy Functionaris zich bezig met beleidsmatige aspecten.

De afgelopen jaren zijn cybersecurity en privacy via e-learnings en communicatiecampagnes onder de aandacht van de medewerkers gebracht. Gezien het toenemende belang en de complexiteit van beide onderwerpen zijn het privacy office en IT-security in 2023 gestart met een gezamenlijk meerjarig bewustwordingsprogramma Cybersecurity & Privacy. Daarbij ligt de nadruk meer op gedragsverandering en minder op kennisoverdracht. Ook wordt via de inzet van technologische middelen het privacy risico actief verder verkleind.

Bestrijding corruptie en omkoping

Het vertrouwen dat opdrachtgevers, partners, aandeelhouders en medewerkers hebben in ons bedrijf, is cruciaal voor ons bestaansrecht. Dat vertrouwen kan worden geschaad door corruptie of omkoping. De bestrijding daarvan maakt daarom deel uit van het algemene compliance-programma binnen Heijmans. De Gedragscode van Heijmans is op elke arbeidsovereenkomst van elke medewerker van toepassing. Daarin staat aangegeven dat Heijmans verwacht dat medewerkers daadwerkelijke of schijnbare belangenverstrengeling tussen persoonlijke en zakelijke belangen vermijden. Medewerkers mogen geen giften of uitnodigingen aannemen die hun onafhankelijkheid in gevaar kunnen brengen. Ook het aanbieden ervan kan de onafhankelijkheid van Heijmans of van de ontvanger in het geding brengen. Ons bedrijf en onze medewerkers moeten zich strikt houden aan de wettelijke regels en algemeen geaccepteerde normen die voor de bedrijfsvoering gelden en die tot uitdrukking komen in eigen richtlijnen, bijvoorbeeld het Transactieregister dat binnen Heijmans Vastgoed wordt toegepast. Ook leggen we de Gedragscode – of een gelijkwaardige code – op aan onderaannemers en partners waarmee we zakendoen.

Als een medewerker in zijn functie te maken kan krijgen met corruptie of omkoping, bijvoorbeeld doordat hij in de positie is opdrachten te geven of leveranciers te selecteren, besteden we daar extra aandacht aan. Bijvoorbeeld door deze medewerkers een training aan te bieden. Dit geldt vooral voor de afdeling Inkoop. Op deze afdeling zijn maatregelen genomen om het risico op omkoping of corruptie zo klein mogelijk te houden. Zo is de afdeling centraal georganiseerd, waardoor meer direct toezicht ontstaat. Er is sprake van functiescheiding en het vier-ogen principe. Er worden standaardcontracten gebruikt die digitaal worden uitgewisseld. Ook worden voorkeursleveranciers centraal en zeer zorgvuldig geselecteerd en geëvalueerd op basis van een transparante beoordelingssystematiek. Leveranciers die niet voldoen aan de normen van Heijmans kunnen niet langer voorkeursleverancier zijn. Deze aanpak bleek zeer succesvol.

Naleving

Heijmans eist van al zijn leveranciers en onderaannemers dat zij de Gedragscode van Heijmans naleven en handelen in overeenstemming met de in de ‘Verklaring Duurzaamheid’ opgenomen principes en eisen.

Aanvullende en afzonderlijke reglementen

Op sommige plaatsen zijn waarden uit de Gedragscode in aanvullende en afzonderlijke reglementen vastgelegd:

• Interne meldprocedures ongewenst gedrag en misstanden
  Voor situaties waarin het moeilijk is een oplossing te vinden binnen de dagelijkse werksituatie zijn interne meldprocedures ongewenst gedrag en misstanden van toepassing. In deze procedures staan de stappen waarmee ongewenst gedrag en (het vermoeden van) misstanden kunnen worden gemeld. Daarnaast staat beschreven hoe een onderzoek naar een melding verloopt en welke rol het management daarin speelt.

• Reglement Voorwetenschap Koninklijke Heijmans N.V.
  Dit reglement bevat bepalingen die van toepassing zijn op bij de wet genoemde functionarissen en op overige Heijmans medewerkers. Het reglement is aangepast na de invoering van Europese Verordening Marktmisbruik medio 2016.

• Reglement privébeleggingen
  Er is een reglement privébeleggingen voor de raad van bestuur en de raad van commissarissen. De voorzitter van de raad van bestuur is compliance officer voor transacties in (certificaten van) aandelen en opties voor het lid/de leden van de raad van bestuur. De voorzitter van de raad van commissarissen fungeert als compliance officer voor de voorzitter van de raad van bestuur.